Автоматизація документообігу на підприємстві: простий покроковий план

Кілька років тому автоматизація документообігу на підприємстві впроваджувалася не скрізь: переважно у великих організаціях. В останні два роки таким програмним забезпеченням зацікавилися також малі та середні компанії. Системи стали функціональніші і простіші у використанні. З’явилися можливості потокового введення даних. Комплект, що складається з сучасного промислового сканера і набору ПО, дозволяє за кілька хвилин розпізнати паперовий документ, перетворити його в електронний, проіндексувати за ключовими словами і класифікувати. Це самий відповідний час для впровадження системи електронного документообігу.

Варто задуматися про автоматизацію документообігу на підприємстві, якщо документи довго розглядаються співробітниками (через що можуть зриватися угоди) або губляться всередині компанії (це стосується як файлів, так і паперових копій).

Як правило, підприємству варто впроваджувати систему автоматизації документообігу, якщо чисельність його працівників досягає 100 чоловік, а в юридичному відділі зайняті мінімум два фахівця.

Кілька років тому звичайною практикою було підписання безстрокових або довгострокових договорів. Однак такі контракти були пов’язані з різноманітними ризиками для бізнесу. Сьогодні договори частіше укладають на більш короткий термін. Відповідно, в кілька разів збільшується число нових документів, що вимагають підписання.

Посилений контроль контрагентів. Компанії прагнуть знизити ризик фінансового збитку з вини недобросовісних контрагентів. На кожного партнера сьогодні складають солідне досьє, що включає максимум інформації – від статуту до зразків підпису.

Збір даних про покупців і замовників при укладанні угод. Раніше в якості гарантій угоди постачальники вимагали передоплату або аванс. Тепер на зміну фінансовими інструментами приходять юридичні.

Сьогоднішній ринок – ринок клієнта. Замовники все частіше погоджуються платити тільки за фактом поставки. І юридичне оформлення всіх кроків угоди стає свого роду гарантією оплати.

Як підготуватися до автоматизації документообігу на підприємстві

Перш за все потрібно скласти схему робочого процесу управління документами. Як правило, цю роботу виконує юридичний підрозділ компанії. При підготовці до впровадження системи електронного документообігу потрібно розглянути всі етапи обігу документа: створення, узгодження, затвердження, виконання, утилізацію.

Важливо визначитися з правами доступу до інформації, системою оповіщення при узгодженні документа і протягом його обороту. Перший крок до запуску системи автоматизації документообігу – підготовка процедури роботи з документами. З процедурою потрібно під підпис ознайомити всіх учасників процесу, зобов’язавши їх точно дотримуватися встановленого порядку. Від першої особи компанії на початкових етапах проекту залежить дуже багато чого. Завдання Генерального Директора – вимагати від персоналу неухильного дотримання процедури. Документи, які не внесені в систему електронного документообігу і не узгоджені в ній, не повинні підписуватися. Деякі працівники в ході впровадження можуть пробувати процедуру на міцність, придумуючи однотипні відмовки, чому неможливо працювати з системою: документи вносити туди довго, програма непридатна до унікальних бізнес-схемами підприємства. Такі проблеми виникають тому, що раніше в компанії складалися погані проекти договорів. На цьому етапі Генеральному директорові важливо зрозуміти: електронні системи розроблялися не один рік і пройшли не одне впровадження. Тому важливо, незважаючи на проблеми, що виникають, зробити новий порядок обов’язковим для всіх, а трохи пізніше зайнятися його локальної оптимізацією. Ще раз підкреслю: контролювати впровадження повинен особисто Генеральний Директор.

Якщо контроль результатів делегувати службі безпеки або (ще гірше) юридичному департаменту, є ризик, що проект завершиться провалом. Разом з тим юридичному відділу можна довірити управління ходом впровадження, контроль його термінів і вартості.

Щоб стимулювати співробітників до своєчасного завершення проекту, розробіть систему бонусів. Винагорода повинна виплачуватися тільки в разі виходу системи на заплановану потужність в термін, причому без перевитрати бюджету.

Терміни реалізації проекту. Впровадження автоматизованого документообігу зазвичай займає від місяця до року – в залежності від розміру компанії. Цей процес може йти поетапно. Наприклад, на першому етапі запускається електронне узгодження тільки щодо постачальників компанії або тільки в обраному філії або підрозділі.

Реструктуризація компанії: підходи і небезпеки

Етапи автоматизації документообігу на підприємстві

Етап запуску – підготовка пропозицій та прийняття рішення про доцільність проекту. Займає 10% всього часу реалізації. Етап підготовки до впровадження – формулювання вимог до системи, вибір постачальника, укладення договору, розробка внутрішніх положень, підготовка команди. Займає 20% часу.

Етап впровадження – розгортання системи, конфігурація, навчання персоналу, реалізація пілотного проекту. Займає 40% часу.
Етап виходу на заплановану потужність – масове введення документів, контроль дотримання процедур. Займає 30% часу.

Як вибрати відповідну систему автоматизації документообігу

На російському ринку представлені рішення більш ніж 20 виробників, з яких чотири-п’ять гравців – дуже технологічні. Більшість програмних продуктів – вітчизняні. Російські розробники систем електронного документообігу пропонують більш конкурентоспроможні рішення, ніж міжнародні компанії. При виборі системи оціните наступні її параметри:
• сукупна вартість володіння за рік (типове рішення + послуги впровадження та навчання + сервісна підтримка);
• забезпечення актуальності продукту (оновлення системи протягом року або двох в рамках стандартної технічної підтримки без додаткової оплати);
• можливість легко і швидко підключати додаткові модулі (без оплати додаткових послуг впровадження);
• потенціал інтеграції системи документообігу з іншими програмами (поштові клієнти, облікові системи).

 

Автоматизація документообігу на підприємстві та хмарні технології

Хмарні технології дозволяють не встановлювати систему документообігу на комп’ютери компанії – дані будуть зберігатися на віддалених серверах. Використання таких технологій істотно знижує витрати на ліцензії і інфраструктуру. Однак є і серйозні мінуси – в основному вони стосуються безпеки даних. Особливо зупинимося на двох недоліки.

1. У багатьох договорах є положення про конфіденційність, відповідно до яких за розголошення інформації передбачається штраф. Якщо Ваша компанія зберігає документи на власних серверах, Ви повністю контролюєте ризик розголошення (наприклад, закріпивши відповідні умови в трудових договорах). При укладанні ж контракту на використання хмарних технологій постачальник рішення, як правило, не бере на себе ризики, пов’язані з порушенням конфіденційності. А значить, в разі розголошення інформації з договору фінансові втрати понесете Ви, а не постачальник послуги. Застосування хмарних технологій: найскладніші питання для бізнесу

2. У договорах, як правило, містяться персональні дані. Тому, підключаючи хмарну систему електронного документообігу, майте на увазі, що персональна інформація може неконтрольовано йти третім особам, в тому числі за кордон. А значить, при укладенні договору на використання хмарної системи потрібно обговорити з постачальником безпеку персональних даних, а також прийняття ним ризиків на себе в разі витоку цієї інформації. Чи варто працювати з документами на планшетах

В останній рік стало модним працювати в системах електронного документообігу з планшетних комп’ютерів. Почали створюватися і цифрові платформи, прикладом є компанія https://edi-n.com/, яка розробила платформу для электронного документооборота.

Практично кожен постачальник системи розробив версію свого продукту для планшета. Я, однак, вважаю, що працювати з нього є сенс тільки Генеральному директорові, а також – в деяких випадках – співробітникам, що знаходяться в роз’їздах.

Використовувати планшетний комп’ютер зручно в основному для підписання документів і роздачі доручень. Для юриста, бухгалтера або менеджера проекту, яким потрібно внести суттєві поправки до договору, залишити коментарі або попрацювати в режимі запису виправлень, планшет не підійде. Такі операції швидше і зручніше виконувати на стаціонарному комп’ютері.

Перехід на електронний документообіг дозволяє знизити витрати на витратні матеріали, зміст архіву, роздутий штат діловодів і бухгалтерів. Якщо ж подивитися глибше – побачимо, що автоматизація вирішує і більш серйозні проблеми. Наприклад, допомогти компанії уникнути донарахувань ПДВ і податку на прибуток за підсумками перевірок. Такі донарахування отримують 60% компаній через відсутність підтверджуючих документів або помилок в їх оформленні.

Якщо на підприємстві досі не проводилося автоматизації, перехід до електронного документообігу повинен бути поступовим. Перший час краще дублювати електронні документи паперовими.

В систему варто включити функції, які дозволять відстежувати рух паперових копій, щоб зміна форми роботи була для співробітників занадто різкою. При впровадженні системи глава компанії-замовника обов’язково повинен призначити керівника проекту – фахівця, відповідального за процес і його підсумки. Головне – розуміти, що працювати над впровадженням системи повинен не тільки постачальник, але і замовник. Тоді проект увінчається успіхом. Спочатку йде попередня настройка системи – вводяться довідники, встановлюються права доступу (в будь-якій компанії є документи, призначені тільки для певних співробітників або підрозділів). За налаштуванням слід дослідна експлуатація: кілька фахівців компанії працюють в системі і повідомляють про виявлені прогалини і незручності. Все це виправляється. І тільки потім починається експлуатація в повному обсязі.

Якщо говорити про ефективність, то автоматизація документообігу на підприємстві забезпечує значну економію. Істотно зменшується число паперових документів, за рахунок чого зводяться до мінімуму витрати на витратні матеріали. Співробітники витрачають менше робочого часу на пошук потрібної інформації, на створення типових документів з нуля і складання різних звітів. Підготовка та узгодження документів проходять в рази швидше, що, крім іншого, підвищує довіру до підприємства з боку партнерів.

Поділіться з друзями